Qué son los Incoterms y qué no son
Si está comprando a un proveedor chino por primera vez, rápidamente se encontrará con tres letras como EXW, FOB o DDP entre comillas y pro formas. Estos son Incoterms: términos comerciales estandarizados publicados por la Cámara de Comercio Internacional (ICC). En los Incoterms 2020 hay 11 reglas. Su trabajo es aclarar quién hace qué, quién paga qué y dónde pasa el riesgo de pérdida o daño del vendedor al comprador. Todo eso es por diseño: asignan tareas, costos y riesgos entre las dos partes, pero no reemplazan su contrato de venta ni resuelven todo lo que importa en un trato. Consulte el resumen de las reglas de la ICC y la descripción general de la Administración de Comercio Internacional (ITA) de EE. UU. para conocer el marco oficial.
Es igualmente importante comprender qué es lo que los Incoterms no deciden por usted. Por sí mismos, no fijan el precio, no dictan el método o el momento del pago, no transfieren la propiedad/el título, no definen la conformidad del producto, no asignan responsabilidad por retrasos ni resuelven disputas. Esos puntos pertenecen a su contrato y documentos relacionados. La ITA enfatiza claramente esta frontera.
Dos conclusiones inmediatas para un comprador por primera vez:
- Escriba siempre la regla Incoterms exacta y la versión (por ejemplo, “FOB Shanghai, Incoterms 2020”) en su contrato y orden de compra. Sin la versión y el lugar nombrado, la ambigüedad aparece.
- Tratar los Incoterms como las “líneas fronterizas” logísticas dentro de un acuerdo más amplio. Utilícelos para dividir responsabilidades y luego llene los vacíos restantes (calidad, pagos, soluciones, etc.) en el contrato.
Las referencias de los hechos anteriores se enumeran al final de esta guía.
Por qué son importantes el lugar nombrado y la versión (2020)
Los Incoterms son instrucciones abreviadas, no de ejecución automática. El lugar con nombre que se asigna a una regla es lo que convierte la taquigrafía en un punto de transferencia concreto de costos y riesgos. Algunos ejemplos:
- FCA Shanghai (almacén del vendedor) es diferente de FCA Shanghai (depósito del transportista). La ciudad es la misma, pero el traspaso operativo y quién organiza el primer tramo nacional no lo son.
- FOB Ningbo transfiere el riesgo cuando las mercancías se colocan a bordo del buque en Ningbo. Si el puerto nombrado cambia, también cambia el punto donde cambia el riesgo.
- DAP Dallas, TX generalmente asigna al vendedor la responsabilidad de realizar la entrega en la dirección indicada, no de pasar la aduana de importación ni de pagar los cargos de importación, a menos que se especifique lo contrario.
La versión importa por la misma razón. El uso de “Incoterms 2020” evita confusiones con ediciones anteriores y lo alinea con las definiciones y estructuras actuales publicadas por la ICC. Si una cotización solo dice “FOB” sin lugar ni versión, debe aclarar ambas cosas antes de pagar.
Vista de alto nivel: reglas para mar/vías navegables interiores frente a cualquier modo
Las reglas Incoterms se dividen en dos familias:
- Sólo para transporte marítimo y por vías navegables interiores: normas clásicas de puerto a puerto como FOB, CFR y CIF. Estos suponen que la entrega ocurre cuando las mercancías se cargan en un barco y se adaptan mejor a cargas a granel o no en contenedores cargadas directamente en el costado del barco. (En la práctica, todavía se utilizan a menudo para el transporte de contenedores, pero eso puede desdibujar las responsabilidades en la terminal).
- Para cualquier modo de transporte: reglas como EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU y DDP. Estos funcionan para movimientos multimodales y, por lo general, se adaptan mejor a los envíos marítimos en contenedores combinados con camiones y ferrocarriles.Como mínimo, confirme con su agente de transporte y asesores contractuales que ha elegido una regla apropiada para su ruta y carga, y que tiene un lugar designado exacto.
Recorridos en lenguaje sencillo: cómo seis reglas comunes cambian la conversación
Los siguientes ejemplos no son definiciones legales; son esbozos prácticos de las conversaciones que tienen compradores y vendedores al preparar un envío. Confirme siempre los detalles con su proveedor de logística y asesores contractuales.
EXW (Ex Works) – “nosotros abrimos la puerta; tú te encargas del resto”
- Proveedor: “Tendremos la mercancía lista en nuestra fábrica en esta fecha. Usted o su agente la recogen”.
- Comprador: “Reservaremos un camión para la recogida, nos encargaremos de los trámites aduaneros de exportación, organizaremos el transporte internacional y asumiremos los riesgos desde su muelle de carga en adelante”.
- Nota práctica: EXW puede parecer simple, pero le transfiere casi todo, incluido el despacho de exportación en el país del vendedor. Muchos compradores prefieren una variante que al menos tenga una exportación clara para el vendedor (por ejemplo, FCA).
FCA (Free Carrier) – “el vendedor autoriza la exportación y entrega en un punto acordado”
- Proveedor: “Despacharemos las mercancías para su exportación y las entregaremos a su transportista designado en el lugar indicado”.
- Comprador: “Nosotros gestionaremos el transporte principal y asumiremos el riesgo una vez que nuestro transportista reciba la carga”.
- Nota práctica: Importa dónde se produce la transferencia. “Almacén del proveedor de FCA” no es lo mismo que “terminal del transportista de FCA”. Haz el lugar explícito.
FOB (Free On Board) – “el vendedor lo recibe en el barco en el puerto designado”
- Proveedor: “Despacharemos la exportación y cargaremos las mercancías a bordo del buque en [puerto designado]”.
- Comprador: “Lo tomamos desde el punto de carga en el barco. Reservamos el barco, pagamos el flete marítimo y gestionamos el seguro si lo desea”.
- Nota práctica: FOB es una regla exclusiva para el mar y supone que la entrega se realiza a bordo del barco. Es tradicional y ampliamente utilizado, pero para la carga de contenedores, es posible que FCA se alinee mejor con el funcionamiento real de las terminales.
CIF (Costo, Seguro y Flete) – “el vendedor paga el flete marítimo y el seguro mínimo hasta el puerto de destino”
- Proveedor: “Organizaremos y pagaremos el transporte hasta el puerto de destino y proporcionaremos un seguro de carga al nivel que espera la regla. El riesgo aún cambia cuando las mercancías se cargan en el barco en el puerto de origen”.
- Comprador: “Asumimos el riesgo de cargar en origen pero recibimos la mercancía en el puerto de destino con flete y seguro básico contratado por el vendedor”.
- Nota práctica: CIF es sólo marítimo. Confirmar el alcance del seguro (nivel de cobertura, exclusiones y beneficiario) por escrito; el requisito estándar puede ser menor de lo que desea.
DAP (entregado en el lugar): “el vendedor lo lleva a la dirección indicada, sin autorizar”
- Proveedor: “Lo entregaremos en el lugar indicado en su país, listo para descargar. Usted se encarga del despacho de importación y paga los derechos, impuestos y tasas de importación”.
- Comprador: “Nos encargaremos de los trámites y gastos de importación y nos encargaremos de la descarga final”.
- Nota práctica: DAP puede reducir el trabajo de coordinación para un comprador por primera vez, pero requiere claridad sobre quién es el importador registrado y qué sucede si la aduana necesita documentos o una inspección.### DDP (Delivered Duty Paid) – “el vendedor realiza la entrega en su puerta y se encarga de los gastos de importación”
- Proveedor: “Haremos la entrega en su domicilio y nos encargaremos de los trámites y cargos de importación”.
- Comprador: “Recibimos el envío en nuestro sitio, con derechos e impuestos incluidos en el precio del proveedor”.
- Nota práctica: DDP es conveniente pero puede ocultar los costos de destino dentro del precio y, en algunas jurisdicciones, puede resultar poco práctico si el vendedor no puede actuar como importador registrado. Si considera DDP, defina con precisión qué cargos de importación y tareas de cumplimiento se incluyen y cómo se manejarán los eventos inesperados.
Qué cambian los Incoterms y qué no
A continuación se muestra una forma sencilla de pensar en los límites entre los Incoterms y el resto de su acuerdo:
- Qué cambian los Incoterms: quién realiza tareas logísticas específicas (por ejemplo, despacho de exportación), quién paga por qué segmentos (embalaje, pretransporte, transporte principal, transporte) y dónde se transfiere el riesgo de pérdida o daño. Así es exactamente como la ICC pretende que funcionen las reglas, y se alinea con la guía de la ITA de que los Incoterms asignan tareas, costos y riesgos.
- Qué Incoterms no cambian: su precio unitario o cómo se calcula; cómo y cuándo pagas; quién es el propietario de los bienes en cualquier momento; si el producto cumple con sus especificaciones; quién es responsable de los retrasos; o cómo se resolverán las disputas. La ITA señala claramente que los Incoterms, por sí solos, no resuelven estas cuestiones. Abordelos en su contrato, orden de compra y acuerdo de calidad.
Antes de elegir: tres realidades que los compradores primerizos suelen pasar por alto
- La cotización más barata no siempre es el resultado final más económico. Una cotización “FOB” que parece más baja que “CIF” puede simplemente imponerle costos y riesgos de flete. Compare manzanas con manzanas mapeando los costos bajo cada término propuesto.
- El lugar nombrado controla muchos esfuerzos ocultos. “FCA Shanghai” deja lugar a confusión a menos que se agregue la instalación exacta. La precisión vale la pena agregar una línea adicional a su orden de compra.
- Los trámites tienen que coincidir con el plazo. Si acepta la FCA pero su transportista espera una entrega en un punto diferente, alguien pagará por el transporte, la manipulación o el almacenamiento adicionales. Alinear el Incoterm con el plan operativo.
Una lista de verificación práctica para el pago anticipado
Utilice esta lista de verificación antes de liberar un depósito o emitir una carta de crédito:- Incoterm exacto y versión:
- Redactar la norma completa y los “Incoterms 2020” (p. ej., “FCA Qingdao, Incoterms 2020”). No asumas la versión.
- Lugar convenido y datos de entrega:
- Especificar la dirección/terminal precisa y cualquier cita requerida o documentación de entrega.
- Requisitos de embalaje:
- Confirme el tipo de embalaje, la paletización, las necesidades de madera de la NIMF-15 y el etiquetado/marcado necesarios para sobrevivir a la ruta y satisfacer las necesidades de su cliente.
- Documentos de exportación y trámites de origen:
- ¿Quién obtiene la factura comercial, lista de empaque, declaración de exportación, certificados de origen, fumigación o documentos específicos del producto si corresponde?
- Seguro:
- ¿El vendedor contratará un seguro (por ejemplo, bajo CIF/CIP) o usted? ¿Qué nivel de cobertura y quién es el beneficiario? ¿Cómo se manejarán las reclamaciones?
- Inspección o control de calidad:
- ¿Habrá una inspección previa al envío? ¿Quién reserva y paga? ¿Qué tamaño de muestra y criterios de aceptación se aplican, y qué sucede si falla?
- Alineación de hitos de pago:
- Vincular depósitos, pagos de saldo o presentación de LC a eventos logísticos objetivos que coincidan con el plazo elegido (por ejemplo, “después del conocimiento de embarque a bordo” para FOB/CIF).
- Trámites y cargos en destino:
- ¿Quién es el importador registrado? ¿Quién se encarga de la entrada aduanera, los aranceles/impuestos, la orden de entrega, el manejo de la terminal en destino y el transporte por carretera de última milla?
- Contactos y traspaso:
- Enumere los nombres, teléfonos y correos electrónicos del contacto de logística del vendedor, su transportista, el agente de destino y el almacén de recepción con horarios y reglas de citas.
- Contingencias:
- Acordar cómo manejar las reinversiones, estadías/detenciones, inspecciones o discrepancias en la documentación para evitar disputas de último momento.
Finalmente, dé un paso atrás para realizar la debida diligencia. La ITA advierte que la debida diligencia ayuda a proteger a su empresa de problemas, pérdidas y responsabilidades, y debe continuar a medida que su negocio se expande, no sólo antes del primer pedido. Incorpore controles básicos en su proceso tanto para proveedores como para proveedores de logística.
Coordinación con su profesional de transporte y asesores contractuales
Incluso cuando la regla parece sencilla, el diablo está en los detalles operativos:
- Comparta el borrador completo de la orden de compra o el texto del contrato con su transportista antes de la firma. Pregunte si la regla y el lugar designado coinciden con la ruta y el servicio que desea.
- Confirmar quién presentará la declaración de exportación en China y quién aparecerá como remitente/destinatario en los documentos de transporte. La desalineación aquí puede retrasar la liberación o el pago de la carga.
- Solicite a sus asesores contractuales que revisen cómo la transferencia de riesgos según la regla elegida interactúa con sus condiciones de pago, derechos de inspección y soluciones. Los Incoterms no determinan la propiedad ni el momento del pago; su contrato debería hacerlo.
Compensaciones comunes sin una “mejor” opción universalNo existe un Incoterm único y correcto para todas las compras por primera vez en China. Considere estas compensaciones:
- Control versus conveniencia: las reglas en las que usted administra el transporte principal (por ejemplo, FCA/FOB) le brindan control sobre el transportista y el horario. Los modelos organizados por el vendedor (por ejemplo, CIF/DAP/DDP) pueden ser más simples para una primera compra, pero pueden reducir la transparencia sobre el costo y la elección del transportista.
- Flujo de efectivo versus tiempo de documentación: si su banco requiere un conocimiento de embarque a bordo para liberar el pago, las reglas que vinculan la entrega con la carga en el barco (FOB/CFR/CIF) pueden alinearse mejor que una entrega pura en un almacén (FCA), a menos que adapte sus condiciones de LC.
- Apetito de riesgo: si su equipo es nuevo en el trámite de exportación, enviar el despacho de exportación al vendedor (FCA y más allá) puede reducir la fricción inicial en comparación con EXW, que le impone a usted casi todos los pasos iniciales.
Cualquiera que sea la regla que seleccione, escríbala con precisión, combínela con términos contractuales claros y alinee a las partes que realmente ejecutarán la medida.
Comparaciones rápidas: cuando cada ejemplo suele encajar
- EXW: usted o su transportista están configurados localmente para recolectar y manejar la exportación. De lo contrario, espere fricciones.
- FCA: desea que el vendedor autorice la exportación y la entregue a su transportista designado en un punto específico.
- FOB: Tradicional para puertos marítimos; funciona cuando controlas la reserva marítima y deseas la entrega a bordo.
- CIF: Prefiere que el vendedor reserve el flete marítimo y un seguro básico hasta su puerto, pero está listo para hacerse cargo a su llegada.
- DAP: valora la entrega a domicilio pero aún desea gestionar el despacho de importación y los cargos usted mismo.
- DDP: Quieres un precio único en tu puerta y el vendedor prácticamente puede realizar el despacho de importación en tu país. Sea explícito acerca de las inclusiones.
Estos son puntos de partida, no reglas. Confirme con su transportista y asesores.
Cuándo solicitar soporte local
Un socio de abastecimiento ubicado cerca de sus proveedores puede ayudarlo a usted y a la fábrica a alinearse con el Incoterm, el lugar designado y lo que cada parte hará realmente. El soporte típico incluye aclarar los términos de la orden de compra, coordinar el embalaje y los documentos de exportación, programar inspecciones, mantener informado al transportista sobre la preparación de la carga y alentar a ambas partes a resolver pequeños problemas antes de que se conviertan en retrasos en el envío. Un equipo local no reemplaza a los profesionales legales, fiscales o aduaneros y no puede garantizar resultados, pero puede reducir la falta de comunicación y ayudar a que sus primeros pedidos se ajusten más a lo planeado.
Referencias
- Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos. Conozca sus Incoterms. https://www.trade.gov/know-your-incoterms
- Cámara de Comercio Internacional. Incoterms 2020. https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/
- Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos. Realizar la debida diligencia. https://www.trade.gov/perform-due-diligence
Use este artículo como punto de partida. Los detalles de producto, destino, aduanas, pruebas y condiciones comerciales deben verificarse para el proyecto real antes de pagar, producir, enviar o vender.