Коммуникация — это свидетельство, а не доказательство
Общение с поставщиками легко оценить по неправильному стандарту. Быстрый ответ, дружелюбный тон или блестящий каталог могут вас обнадежить. Ничто из этого не доказывает, что поставщик понимает ваш продукт, контролирует производственный процесс или предоставит окончательный заказ, соответствующий требованиям.
Тем не менее, общение имеет значение. Перед заказом это одно из немногих доказательств, которые можно протестировать повторно с небольшими затратами. Ответы поставщика могут показать, читает ли он краткое описание, выявляет неопределенности, сохраняет ясность версий, формулирует предположения и записывает изменения так, чтобы их могла использовать производственная группа.
Относитесь к общению как к рабочему сигналу, а не как к системе показателей для самостоятельного выбора поставщика. Объедините это с проверками бизнес-информации, доказательствами продукции, образцами, ясностью цен и, при необходимости, определенной заводской проверкой или проверкой качества.
Не тестируйте общение расплывчатыми вопросами
«Сможешь ли ты это сделать?» создает слабый тест, потому что предполагает слабый ответ. Поставщик может сказать «да», не зная материала, размеров, количества, упаковки, целевого рынка, стандарта цвета или критериев приемки.
Вместо этого отправьте одно и то же краткое письменное описание и одни и те же вопросы каждому поставщику, которого вы сравниваете. Ваша цель — не создать сложный экзамен. Цель состоит в том, чтобы увидеть, что происходит, когда реальный вопрос проекта содержит неполную информацию.
Полезное первое сообщение включает в себя:
- Название продукта, фотографии, рисунок или ссылка на ссылку.
- Версия, которую вы хотите процитировать
- Целевое количество или реалистичный диапазон
- Требуемый материал, отделка, цвет, размеры и функция.
- Требования к упаковке и брендингу.
- Рынок назначения и сроки
- Нужен ли вам образец, настройка, инструменты или посещение завода
- Вопросы, на которые вам нужно ответить, прежде чем двигаться вперед
Если вы еще не обладаете всей этой информацией, скажите то, что еще неизвестно. Грамотный ответ может выявить недостающие детали, а не делать вид, что они не имеют значения. Project Brief Builder может помочь превратить первоначальную идею в более структурированное первое сообщение.
Стремитесь понять фактическую версию продукта
Первое, что нужно проверить, касается ли ответ вашей версии продукта.
Полезный ответ обычно будет ссылаться на конкретные детали: материал, версию чертежа, целевой размер, положение логотипа, запрос на упаковку или диапазон количества. Он также может задать уточняющий вопрос, прежде чем дать окончательный ответ.
Будьте осторожны при ответе:
- Повторяет описание каталога без упоминания ваших требований
- Цитирует стандартный продукт, игнорируя индивидуальный материал, размер или цвет.
- Говорит «нет проблем» по техническим вопросам, не объясняя причину
- Отвечает на вопрос о продукте, отличный от того, который вы отправили.
- Указывает цену без указания предполагаемой версии, количества или упаковки.
Короткий ответ не является автоматически плохим. Некоторые вопросы просты. Проблема в том, делает ли поставщик объем достаточно видимым, чтобы вы могли сказать, что он понял, а что нет.
Обратите внимание на то, как обрабатывается недостающая информация
Каждый запрос на ранний поиск содержит пробелы. На изображении продукта может не отображаться толщина стенки. На чертеже может не быть указана марка смолы. В запросе на упаковку может не быть указано, требуется ли для коробки штрих-код, защита от падения или торговая этикетка.Полезный вопрос не в том, «задает ли поставщик вопросы?» Это «задает ли поставщик вопросы, которые меняют продукт, цену, сроки или риск?»
Например, поставщик может резонно спросить:
- Какая марка материала или приемлемый эквивалент требуется?
- Запрошенное количество соответствует цвету, размеру или общему количеству вариантов?
- Образец предназначен только для внешнего вида или для функционального тестирования?
- Включает ли указанная цена индивидуальную упаковку, этикетки или нанесение штрих-кода?
- Какой рынок получит продукт, и есть ли известные вопросы по тестированию или документации?
- Означает ли дата поставки завершение изготовления образца, готовность на условиях франко-завод, готовность на условиях FOB или прибытие в пункт назначения?
Подобные вопросы не гарантируют работоспособность. Они действительно помогают вам отличить поставщика, пытающегося определить работу, от поставщика, заполняющего пробелы молчаливыми предположениями.
Сравните предположения в цитатах в письменной форме
Качество связи становится особенно важным, когда котировки различаются. Низкая цена может быть результатом другого материала, уменьшенной упаковки, более высокого минимального заказа, отсутствия инструментов, более короткого срока действия или другого срока поставки. Не сравнивайте числа в последнем столбце, пока не сравните лежащие в их основе предположения.
Создайте таблицу сравнения со строкой для каждого из этих элементов:
| Элемент сравнения | Что вам нужно в письменной форме |
|---|---|
| Версия продукта | Чертеж, имя файла, фотография или дата редакции, используемые в ценовом предложении |
| Материал и отделка | Точная марка, отделка, покрытие или разрешенная альтернатива |
| Количественная основа | За штуку, комплект, цвет, размер или смешанный заказ |
| Минимальный заказ | На что распространяется минимум и влияет ли он на цену |
| Упаковка | Внутренняя упаковка, картонная коробка, этикетки, вкладыши и защита |
| Образец | Стоимость, сроки, количество редакций и цель |
| Оснастка | Объем, право собственности, время выполнения и любая плата за установку |
| Качество | Какие проверки, допуски или критерии приемки включены |
| Доставка | Начальная и конечная точки времени выполнения, а также названный срок поставки |
| Исключения | Все, что не включено в цену или сроки |
Поставщику не обязательно получать ответы на все вопросы немедленно. Но должна быть возможность увидеть, какие пункты подтверждены, предложены, не заявлены или все еще открыты. Эта же дисциплина поддерживает более справедливое сравнение поставщиков.
Проверьте, как записываются изменения
Изменения в работе источников. Вы можете изменить размер, изменить цвет логотипа, уменьшить количество заказа, добавить карточку-вкладыш или утвердить другой образец версии. Риск не в том, что произойдут изменения. Риск в том, что люди работают с разных версий.
Прежде чем разместить заказ, внесите одно контролируемое изменение в свое задание и посмотрите, как с этим справится поставщик. Например, обновите требования к упаковке или уточните допуск. Затем попросите поставщика подтвердить:
- Что изменилось.
- Изменились ли требования к цене, минимальному заказу, времени выполнения заказа, инструментам или образцам.
- Какая версия документа или чертежа сейчас актуальна.
- Требуется ли новый образец или одобрение.
Полезный ответ позволит связать изменение с коммерческой и технической документацией. Расплывчатого «хорошо, принял к сведению» недостаточно, если изменение повлияет на то, что будет сделано.
Проверьте, может ли сообщение быть использовано кем-то другимСорсинговый проект не должен зависеть от того, что один человек помнит ветку чата. Представьте, что завтра другому коллеге нужно разобраться в проекте. Могут ли они определить версию продукта, последнюю цену, открытые вопросы и согласовать следующий шаг на основании письменного отчета?
Если нет, запросите простое электронное письмо с подтверждением, размеченную спецификацию или обновленное предложение. Это защищает обе стороны. Это снижает вероятность того, что поставщик примет одну версию, в то время как покупатель считает, что была одобрена другая версия.
Для сложных продуктов используйте четкий журнал изменений с указанием даты, отправителя запроса, версии документа, решения и владельца оставшегося действия.
Предупреждающие знаки, которые стоит уточнить перед заказом
Коммуникация сама по себе не свидетельствует о мошенничестве или недееспособности. Однако он может показать, где вам нужно замедлиться и задать более правильные вопросы.
Пауза для уточнения, когда поставщик неоднократно:
- Избегает наименования материалов, версий или предположений о доставке.
- Подтверждает требование, не отвечая, как оно будет достигнуто.
- Изменяет цену или время выполнения без объяснения того, что изменилось.
- Отправляет банковские реквизиты, которые не соответствуют известной организации-заказчику.
- Отказывается письменно указать существенные моменты, изменения продукта или основу цены.
- Дает противоречивые ответы при разных контактах
- Рассматривает образец фотографии как доказательство того, что производство готово
- Быстро отвечает, но никогда не указывает недостающую информацию
Правильным следующим шагом обычно является конкретный вопрос, а не обвинение. «Пожалуйста, подтвердите, включает ли указанная цена пятислойную картонную коробку и нанесение этикетки со штрих-кодом» более полезно, чем «Почему ваше предложение неясно?»
Практический обзор коммуникаций перед оплатой
Прежде чем внести депозит, рассмотрите вместе эти вопросы:
- Знаем ли мы юридическое лицо, получателя платежа и коммерческий контакт?
- Соответствует ли предложение поставщика последнему описанию продукта?
- Указаны ли предполагаемые материалы, количество, упаковка, образцы, оснастка и доставка?
- Были ли важные неопределенности выявлены, а не проигнорированы?
- Существует ли одна текущая версия спецификации продукта?
- Имеется ли письменный отчет о последних ценах и сроках поставки?
- Знаем ли мы, какие доказательства будут проверяться перед производством и отправкой?
- Объяснены ли различия в ответах поставщиков?
Если некоторые из этих ответов остаются неясными, проект не обязательно невозможен. Возможно, он просто еще не готов к принятию решения о платеже.
Когда может быть полезна местная поддержка
Если сообщения становятся противоречивыми, местный партнер по снабжению может помочь организовать задание, перевести технические или коммерческие нюансы, сравнить ответы поставщиков на той же основе или ответить на определенный вопрос о заводе или образце. Такая поддержка не гарантирует результата, но она может прояснить ситуацию перед принятием следующего решения.
Если вам нужна помощь в превращении разговора с поставщиком в практическое письменное задание, свяжитесь с Sourcing Ally, указав продукт, количество, название поставщика, текущие документы и точную информацию, которую вам необходимо уточнить.
Используйте статью как отправную точку. Детали товара, рынка, таможни, тестирования и коммерческих условий нужно проверить для реального проекта до оплаты, производства, отправки или продажи.