Satın alma siparişi sihirli bir belge değildir
Satın alma siparişi siparişi daha net hale getirebilir. Ancak tek başına tedarikçinin her teknik ayrıntıyı anladığını, numunenin gelecekteki üretimi temsil ettiğini veya sevkiyatın sorunsuz ulaşacağını kanıtlamaz. Asıl değeri daha basittir: sipariş edilen ürün versiyonunu yazılı hale getirir.
Kapora öncesinde sadece “siparişimiz var mı?” diye sormayın. Yazışmaları takip etmeyen bir kişinin ürün, miktar, fiyat temeli, ambalaj, zamanlama, teslim koşulu ve açık kararları görüp göremeyeceğini sorun.
Temel sipariş bilgilerini tek kayıtta toplayın
Kayıt; teklifi, brief’i, onaylı numuneyi, tasarımı, ödemeyi ve teslim devrini birbirine bağlamalıdır. Bu bir satın alma siparişi, tedarikçi teyidi veya birleşik dosya olabilir.
| Kalem | Yazılı olarak netleşmesi gereken |
|---|---|
| Ürün versiyonu | Ürün adı, fotoğraf, çizim veya dosya, revizyon, malzeme, ölçü, renk, işlev ve parçalar. |
| Miktar | Toplam sipariş, varyasyonlar, renk veya beden dağılımı, MOQ ve mutabık kalınan tolerans. |
| Fiyat | Para birimi, birim fiyat, toplam, kalıp, numune, ambalaj ve hariç tutulanlar. |
| Ambalaj | Satış ambalajı, etiketler, ekler, dış koli, sevkiyat işaretleri ve onaylı tasarım. |
| Zamanlama | Süreyi neyin başlattığı, malın ne zaman hazır sayıldığı ve tahmini tarihler. |
| Ödeme | Kapora, bakiye, alıcı kuruluş, banka teyidi ve beklenen belgeler. |
| Kalite | Onaylı numune, spesifikasyon, ölçülebilir şartlar ve mutabık kalınan kontroller. |
| Teslim | Seçilen Incoterm®, isimlendirilmiş yer veya liman ve nakliyeci ya da ithalatçı için açık sorular. |
Bu tablo hukuki bir şablon değildir; ödemeden önce belirsizliği bulma aracıdır.
Ticari kayıtları birbiriyle uyumlu tutun
Teklif, proforma fatura, satın alma siparişi, ticari fatura ve packing list farklı işler yapar. Birbiriyle çelişmemelidir. International Trade Administration, proforma faturayı işlemin erken aşamasındaki bir belge olarak açıklar; ticari fatura ve packing list ise ilişkili fakat farklı sevkiyat bilgileri taşır.[1]
Ürünü, miktarı, fiyatı, para birimini, ambalajı, alıcı kuruluşu ve teslim koşulunu karşılaştırın. Incoterms görevleri, maliyetleri ve riskleri dağıtır; ancak ürünü tanımlamaz, ödeme zamanını belirlemez veya sözleşmenin tümünü çözmez.[2]
Kaporanın neyi başlattığını belirleyin
Tedarikçiden ödeme sonrasında neyin başlayacağını teyit etmesini isteyin: malzeme alımı, kalıp, numune revizyonu, tasarım provası, planlama veya üretim. Özelleştirilmiş ürün için final tasarım, koli ölçüsü, renk, kontrol tarihi veya sevkiyat işareti gibi henüz onaylanmamış maddelerin kısa listesini tutun.
Son kontrol
Kaydı malı teslim alacak kişi gibi okuyun. Ürün versiyonu, ödeme, ambalaj, teslim devri ve sonraki kontrol adımı açık değilse açıklama isteyin. Bu güvensizlik değil, temel sipariş kontrolüdür.
Ödeme öncesinde tedarikçi bilgilerini gözden geçirmek için tedarikçi doğrulama sayfasını açın. Fiziksel ürün incelemesi için ürün numuneleri rehberini kullanın. Teslim öncesinde aynı kaydı sevkiyat hazırlığı ile bağlayın.
Kaynaklar
[1] International Trade Administration — Common Export Documents
[2] International Trade Administration — Know Your Incoterms
Bu makaleyi başlangıç çerçevesi olarak kullanın. Ürün, varış yeri, gümrük, test ve ticari ayrıntılar; ödeme, üretim, sevkiyat veya satış öncesinde gerçek proje için doğrulanmalıdır.