Commencez par la portée, pas par le titre du poste

Un transitaire peut être un coordinateur important dans une expédition internationale, mais l’expression « le transitaire s’en charge » est trop vague pour gérer une véritable commande.

De manière générale, un transitaire organise le mouvement des marchandises entre les pays pour le compte d'un client importateur ou exportateur. En fonction du service convenu, le transitaire peut coordonner le fret maritime ou aérien, le camionnage intérieur, la consolidation, l'entreposage, l'emballage, la préparation des documents ou les travaux liés aux douanes.[1] Le service exact n’est pas automatique. Cela dépend du devis, de l'itinéraire, des conditions commerciales, du produit, du pays et des instructions écrites.

Avant de réserver, posez une question plus utile :

> Quelle partie est responsable de chaque remise, document, coût, approbation et exception depuis la porte de l'usine jusqu'à la destination finale désignée ?

Une réponse claire protège à la fois l’acheteur et le transitaire. Cela permet également de voir plus facilement où s’arrêtent les responsabilités du fournisseur et où commencent les propres décisions de l’importateur.

Un transitaire n'est pas la même chose qu'un transporteur, un fournisseur ou un importateur

Plusieurs personnes peuvent être impliquées dans l’acheminement d’une commande en provenance de Chine. Leurs rôles peuvent se chevaucher dans la conversation, mais ils doivent être séparés dans le plan d'expédition écrit.

| Fête | Rôle typique | Ce qui doit être confirmé par écrit | |---|---|---| | Fournisseur | Fabrique, emballe, étiquette et libère les marchandises conformément à la commande | Date de préparation du fret, exigences d'emballage, documents, lieu de remise et qui paie les coûts locaux | | Commissionnaire de transport | Organise et coordonne un ou plusieurs services de transport et de logistique | Les services exacts, l'itinéraire, la base de réservation, les coupures, les documents, les frais et l'escalade. | Transporteur | Déplace physiquement les marchandises par voie maritime, aérienne, ferroviaire, routière ou autre | Confirmation de réservation, calendrier de transport, disponibilité des équipements ou des remontées mécaniques et conditions du transporteur | | Commissionnaire en douane ou service en douane | Peut préparer ou déposer des déclarations en douane lorsqu'elles sont autorisées séparément | Qui agit, quelles informations sont requises et qui reste responsable de l'exactitude | | Importateur | Détient l'intérêt commercial d'introduire des marchandises sur le marché de destination | Statut d'importateur officiel, éligibilité des produits, droits et taxes, déclarations et exigences locales |

Un transitaire peut proposer plusieurs de ces services via son propre réseau ou ses partenaires. Ne déduisez pas un service du titre du poste de l’entreprise. Demandez l’étendue et l’entité juridique responsable de chaque service.

Ce qu'un transitaire peut gérer

Un transitaire peut coordonner une chaîne de tâches pratique, en fonction de l'accord. USPS décrit les services d'expédition courants comme le transport maritime ou aérien international, le transport intérieur, la consolidation ou la déconsolidation, l'entreposage, l'emballage pour les exigences d'exportation et la préparation à la conformité douanière.[1]

Pour une expédition en provenance de Chine, la portée convenue peut inclure :

  • Enlèvement chez le fournisseur ou livraison dans un entrepôt désigné
  • Réservation de transport maritime, aérien, ferroviaire ou routier
  • Regrouper les marchandises de plus d'un fournisseur
  • Organisation de la remise des marchandises dans un port, un aéroport ou une gare de conteneurs
  • Coordonner la réception en entrepôt, la palettisation ou l'emballage à l'exportation
  • Vérifier si la facture commerciale et la liste de colisage du fournisseur sont disponibles
  • Communiquer les heures limites de transport et les délais de documentation
  • Coordonner la livraison à destination ou un partenaire local, si proposé
  • Fournir des mises à jour sur les expéditions et gérer les exceptions de réservationCes services peuvent être utiles. Cela ne signifie pas que le transitaire a conçu le produit, approuvé la qualité du fournisseur, confirmé toutes les exigences légales ou assumé toutes les obligations de l'importateur.

Ce que vous ne devriez pas supposer qu'un transitaire fera

Ne supposez aucun des éléments suivants à moins que cela ne soit explicitement inclus et que la partie responsable soit claire :

  • Confirmez que le produit fini correspond à votre échantillon ou spécification approuvé
  • Inspecter la cargaison pour la qualité ou la quantité correcte
  • Décider si le produit est légal à importer sur le marché de destination
  • Déterminez quelles certifications, tests, labels, licences ou déclarations s'appliquent à votre produit
  • Payer les droits, taxes, frais de stockage, surestaries, détention ou frais de destination en votre nom
  • Préparer les documents fournisseurs manquants sans les informations sous-jacentes
  • Garantir une date de départ, d'arrivée, de dédouanement ou de livraison finale du navire
  • Absorber les frais créés par un emballage incorrect, un retard de chargement, une coupure manquée ou un changement d'itinéraire

Certains transitaires peuvent proposer des services supplémentaires. Le problème n’est pas qu’ils ne peuvent pas aider ; c'est que l'acheteur doit savoir ce qui a été convenu et ce qui ne l'a pas été.

Les directives du Bureau of Industry and Security des États-Unis à l'intention des transitaires et des exportateurs mettent l'accent sur un principe connexe : les parties doivent utiliser des instructions écrites claires, fournir des informations complètes et précises, communiquer les modifications, résoudre les divergences dans les documents et conserver les enregistrements.[2] Ces directives portent sur les contrôles à l’exportation américains et ne constituent donc pas une règle de conformité universelle pour toutes les transactions en provenance de Chine. La leçon opérationnelle s’applique toujours : le prestataire logistique ne peut pas coordonner de manière fiable une expédition à partir d’informations incomplètes ou contradictoires.

Définir précisément le point de transfert

De nombreux malentendus en matière d’expédition surviennent au moment où une partie remet la marchandise à une autre. Un fournisseur peut dire « les marchandises sont prêtes » pendant que le transitaire attend une réservation, que l'entrepôt attend un rendez-vous ou que l'acheteur attend une confirmation d'emballage.

Notez le point de transfert nommé et l'événement qui prouve qu'il s'est produit. Par exemple :

  • Porte de l'usine du fournisseur : la marchandise est récupérée par le camionneur désigné
  • Entrepôt de consolidation nommé : les marchandises sont réceptionnées, comptées et stockées dans les conditions convenues
  • Port ou terminal aéroportuaire désigné : le fret est accepté avant l'heure limite concernée
  • Entrepôt de destination : la marchandise est livrée au lieu de rendez-vous convenu

Le délai de livraison doit être également précis. « FOB China » n'est pas une instruction opérationnelle complète. Les conditions de livraison doivent identifier la règle Incoterms 2020 applicable et le lieu désigné, tel que « entrepôt FCA Shenzhen » ou « FOB Yantian ». Lisez le [Guide Incoterms pour les premiers acheteurs en Chine](/fr/blog/incoterms-first-time-china-buyers/) avant de traiter une condition d'expédition comme un contrat complet.

Demandez un devis comparable

Un devis de transport n’est utile que lorsque vous savez ce qu’il comprend. Demandez au transitaire d'indiquer clairement ce qui suit :| Article de devis | Question à poser | |---|---| | Itinéraire et mode | Quels sont l’origine, la destination, les ports ou aéroports et le mode de transport pris en compte ? | | Base de fret | Le prix est-il basé sur le volume, le poids, le type de conteneur, le produit ou une autre hypothèse ? | | Frais d'origine | Quels frais de ramassage, d'entrepôt, de manutention, de documents, de terminal ou d'exportation sont inclus ? | | Chariot principal | Quel service de transport maritime, aérien ou autre est pris en compte ? | | Frais de destination | Quels frais d'arrivée, de manutention, de livraison, de service douanier ou locaux sont inclus ou exclus ? | | Champ d'application douanier | Le transitaire prépare-t-il uniquement les documents ou un courtier/service en douane est-il inclus ? Qui dépose et qui fournit les données ? | | Calendrier | Quel est le calendrier estimé et quelles pièces sont soumises à la disponibilité ou aux coupures du transporteur ? | | Validité | Jusqu’à quelle date le devis est-il valable, et qu’est-ce qui pourrait le changer ? | | Exclusions | Quels coûts, droits, taxes, inspections, stockage, assurance ou manutention spéciale ne sont pas inclus ? |

Ne comparez pas un numéro de fret faible avec un numéro plus élevé jusqu'à ce que vous puissiez voir si l'itinéraire, le point de transfert, la base de fret, le service de destination et les exclusions sont les mêmes.

Donnez au transitaire les informations complètes sur l'expédition

Le transitaire peut se coordonner plus efficacement lorsque l’acheteur et le fournisseur fournissent un brief d’expédition stable. Avant de demander une réservation, confirmez :

  • Description du produit et utilisation prévue
  • Nombre de cartons, poids brut, poids net et dimensions
  • État de l'emballage et éventuels besoins particuliers en matière de manutention
  • Date de préparation du fret et adresse de ramassage
  • Statut de la facture commerciale et de la liste de colisage
  • Marché de destination et adresse de livraison
  • Détails de l'importateur et du destinataire
  • Règle Incoterms 2020 et lieu nommé
  • Délai urgent, le cas échéant
  • Toute question connue relative à un produit, une batterie, une marchandise dangereuse, une température ou une conformité

Il ne s’agit pas d’une liste de contrôle juridique ou douanière pour chaque produit. Ce sont les informations de départ qui permettent aux bonnes parties d'identifier les données manquantes avant la remise de la cargaison.

Conserver le dossier d'expédition connecté au dossier de commande

Un dossier logistique solide renvoie au dossier du produit et du fournisseur. Conservez ensemble la version approuvée du produit, les exigences d'emballage, le bon de commande final, la facture commerciale, la liste de colisage, le devis d'expédition, la confirmation de réservation, les conditions de livraison et les modifications écrites.

C’est important quand quelque chose change. Une révision tardive de la taille du carton peut affecter le devis de transport. L’achèvement partiel d’un fournisseur peut avoir une incidence sur la décision de consolider ou d’expédier séparément. Une inspection manquée peut affecter la date de préparation du fret. Si chaque modification se trouve dans un fil de discussion distinct, le transitaire peut recevoir une instruction obsolète.

Utilisez la même discipline que vous utiliseriez lors de [comparaison des devis des fournisseurs](/fr/blog/compare-chinese-suppliers-beyond-lowest-quote/) : identifiez l'hypothèse, enregistrez la décision et confirmez le prochain propriétaire.

Questions à poser avant de réserver

Avant d'autoriser une expédition, demandez au transitaire et au fournisseur de confirmer ces points par écrit :1. Quels services précis le transitaire fournit-il et lesquels sont exclus ? 2. Quels sont le point de transfert d'origine et le point de transfert de destination nommés ? 3. Qui réserve le ramassage, qui libère la cargaison et qui confirme la réception à l'entrepôt ? 4. Quels documents sont requis avant que la marchandise puisse être déplacée ? 5. Qui est responsable de l’exactitude des informations sur le produit, le destinataire, la valeur et la classification ? 6. Quels frais sont inclus, lesquels sont des estimations et lesquels peuvent survenir ultérieurement ? 7. Quelle est la date limite de chargement pertinente et que se passe-t-il si le fournisseur ne la respecte pas ? 8. Qui est le contact en cas d'incompatibilité de documents, de retard, de cargaison endommagée ou de réservation reportée ?

Une brève réponse écrite à ces questions a plus de valeur qu’une promesse générique selon laquelle l’envoi sera « traité ».

Quand obtenir des conseils professionnels actuels

Les expéditions, les douanes, les restrictions sur les produits, les marchandises contrôlées, les droits de douane, les taxes, les licences et les exigences du marché de destination changent selon le produit et le pays. Si la commande concerne des batteries, des marchandises réglementées, une nouvelle destination, une technologie contrôlée, une valeur élevée, un itinéraire inhabituel ou des responsabilités peu claires de l'importateur, obtenez des conseils actuels auprès de professionnels qualifiés en logistique, douanes, juridiques, tests ou réglementaires.

Un transitaire peut jouer un rôle important dans votre plan d’expédition. Cela fonctionne mieux lorsque le transitaire dispose d’une portée claire, d’informations complètes et d’une trace écrite indiquant qui est responsable de chaque étape suivante.

Références

[1] [USPS Delivers : Freight Forwarding](https://www.uspsdelivers.com/freight-forwarding/)

[2] [États-Unis Bureau de l'industrie et de la sécurité : Orientations et bonnes pratiques pour les transitaires](https://www.bis.gov/freight-forward-guidance)