Doğru soruyla başlayın
Tedarikçi depozitosu ödemeden önce temel bir soru sormak mantıklıdır: gerçekte hangi tüzel kişilikle çalışıyorsunuz? Bu soru “bu tedarikçi iyi mi?” sorusundan daha dar kapsamlıdır. ve hızlı bir web sitesi aramasından daha kullanışlıdır.
İşletme bilgileri kontrolü, teklifte, sözleşmede, işletme lisansında, banka talimatlarında ve kamu tescil kayıtlarında adı geçen şirketi eşleştirmenize yardımcı olabilir. Para hareket etmeden önce açıklanması gereken bir uyumsuzluğu ortaya çıkarabilir. Tek başına şirketin ürününüzü iyi üreteceğini, zamanında teslim edeceğini, mali açıdan sağlıklı kalacağını veya gelecekteki tüm yükümlülüklerini yerine getireceğini kanıtlayamaz.
Bunu daha geniş bir tedarikçi doğrulama sürecinin bir katmanı olarak düşünün. Şirket kimlik kontrolü, ürüne özel fiyat teklifi, numune, fabrika ziyareti ve kalite planı farklı sorulara yanıt verir. Bunlardan herhangi birine tam bir garanti muamelesi yapmak gereksiz risk yaratır.
Yalnızca İngilizce ticari adı değil, Çince yasal adını da isteyin
İstenecek ilk belge, tedarikçinin işletme ruhsatının güncel bir kopyasıdır. Çin şirket lisansları normalde kuruluşun Çin yasal adını, Birleşik Sosyal Kredi Kodunu, yasal temsilcisini, adresini, iş kapsamını, kayıtlı sermayesini, kuruluş tarihini ve diğer temel kayıt bilgilerini içerir. China Justice Observer, şirketlerin ticari olarak İngilizce adlar kullanabileceğini, ancak yasal Çince adının kayıtlı kuruluş için anlamlı kimlik noktası olduğunu açıklıyor.[1]
Tedarikçiden aşağıdakileri tek bir yazılı yanıtla vermesini isteyin:
- Çin yasal şirket adı
- Birleşik Sosyal Kredi Kodu (USCC)
- İşletme ruhsatının kopyası
- Kayıtlı adres ve farklıysa gerçek fabrika adresi
- Yasal temsilcinin adı
- Lisansta gösterilen iş kapsamı
- Faturayı düzenleyecek ve ödemeyi alacak kuruluşun adı
- Şirket adına imza atan veya pazarlık yapan kişinin adı ve unvanı
İngilizce bir web sitesi adını, bir Alibaba mağaza adını, bir satış görevlisinin e-posta imzasını veya bir ürün kataloğunu yasal kimlik kontrolü olarak değerlendirmeyin. Bunlar son derece normal ticari materyaller olabilir ancak tüm belgelerin aynı şirkete ait olup olmadığını tespit etmek için yeterli değildir.
İşletme lisansını kamu kayıtlarıyla eşleştirin
Çin’in Ulusal İşletme Kredi Bilgi Tanıtım Sistemi, Devlet Piyasa Düzenleme İdaresi tarafından işletilmektedir. Pratik bir ilk adım, tedarikçinin işletme ruhsatındaki bilgileri bu sistem aracılığıyla bulabileceğiniz kayıtlarla karşılaştırmaktır. Kamuya açık kayıt, aldığınız kuruluş ayrıntılarıyla, özellikle de Çin şirketi adı ve Birleşik Sosyal Kredi Koduyla eşleşmelidir.[1]
Tedarikçinin gönderdiği ekran görüntüsüyle yetinmeyin. Neyi kontrol ettiğinizi ve kontrol ettiğiniz tarihi kaydedin. Yararlı bir karşılaştırma sayfasında tedarikçinin belgesi, kamu kayıtları, fiyat teklifi, sözleşme ve ödeme talimatlarına ilişkin sütunlar bulunur.| Karşılaştırılacak ürün | Neden önemlidir | Farklıysa ne yapılmalı | |—|—|—| | Çince yasal adı | Sözleşmeyi yapan tüzel kişiyi belirtir | Devam etmeden önce duraklatın ve yazılı bir açıklama isteyin. | | Birleşik Sosyal Kredi Kodu | Benzer adlara sahip şirketlerin ayırt edilmesine yardımcı olur | Her belgeyi tam kodla yeniden kontrol edin. | | Kayıtlı adres | Yasal adresi talep edilen fabrika konumundan ayırır | Gerçek işletme veya fabrika adresini isteyin ve ilişkiyi netleştirin. | | İş kapsamı | Kayıtlı ticari faaliyetler hakkında bağlam sağlar | Alıntılanan çalışmanın kuruluşun belirtilen rolüne nasıl uyduğunu sorun. | | Yasal temsilci | Kayıtlı yetkili temsilcinin belirlenmesine yardımcı olur | Bu kişinin günlük iletişim kişiniz veya sözleşmeyi imzalayan kişi olduğunu varsaymayın. | | Kayıt durumu | Açık bir kimlik veya durum sorununun belirlenmesine yardımcı olur | Kayıtların belirsiz veya tutarsız olması durumunda güncel profesyonel tavsiyeye başvurun. |
Bu bir kimlik ve tutarlılık çalışmasıdır, hukuki bir görüş değildir. İşlem önemli, karmaşık, düzenlemeye tabi veya anlaşılması zorsa, Çin ile ilgili güncel deneyime sahip nitelikli bir profesyonelden tavsiye alın.
Şirket adını her proje belgesinde karşılaştırın
En yararlı kontroller genellikle bir şeyler ters gittikten sonra yapılan dramatik araştırmalar değil, para yatırmadan önce yapılan basit karşılaştırmalardır.
Aşağıdaki belgeleri yan yana koyun:
- Tedarikçinin teklifi veya proforma faturası.
- İşletme ruhsatı.
- Kamu kaydı arama sonucu.
- Satın alma siparişi veya sözleşme taslağı.
- Banka hesabı talimatları.
- Ödemeden önce verilmişse ticari fatura ayrıntıları.
- Tedarikçinin sizden güvenmenizi istediği herhangi bir şirket damgası veya imzalı onayı.
Yasal Çinli şirket adı ve ödeme alıcısının birlikte anlamlı olması gerekir. AB KOBİ Merkezi, alıcılara lisanstaki şirket adının ve iş kapsamının iş sözleşmelerinde kullanılan adlarla eşleştiğini doğrulamalarını ve banka hesabının bir kişiye değil, şirketle aynı yetki alanında bulunan bir bankaya ait olduğunu doğrulamalarını tavsiye ediyor.[2]
Bu, her farklılığın otomatik olarak sahtekarlık olduğu anlamına gelmez. Bir tedarikçi ihracat belgeleri için bir ticaret şirketini kullanabilir, ayrı bir üretim kuruluşuna sahip olabilir veya bir grup şirketinden ödeme almasını isteyebilir. Ancak ödeme yapmadan önce herhangi bir farkın açıkça belirtilmesi, belgelenmesi ve anlaşılması gerekir. Şunun gibi doğrudan bir soru sorun:
“Lütfen teklifte adı geçen şirket, sözleşmedeki kuruluş ve ödemeyi alan hesap arasındaki ilişkiyi açıklayın. Lütfen bu siparişten hangi kuruluşun sorumlu olduğunu onaylayın.”
Açık bir yazılı cevap, kısa bir mesaja veya sözlü açıklamaya dayalı bir varsayımdan daha iyidir.
Görüştüğünüz kişinin rolünü onaylayın
İşletme lisansı, satış sorumlunuzun şirketi bir sözleşmeye bağlayabileceğini, bir özellik değişikliğini onaylayabileceğini veya geri ödeme yetkisi verebileceğini otomatik olarak göstermez. Tedarikçiden ticari onay, teknik onay ve ödeme talimatlarından kimin sorumlu olduğunu belirlemesini isteyin.
Daha büyük bir sipariş için basit bir karar kaydı tutun:
- Teklifi kim gönderdi?
- Nihai ürün özelliklerini kim onayladı?
- Numuneyi veya ambalaj resmini kim onayladı?
- Sözleşmede kimin adı geçiyor?
- Banka bilgilerini kim verdi?
- Sipariş belgelerini kim imzalayacak veya damgalayacak?AB KOBİ Merkezi, irtibat kurulacak kişinin şirket adına pazarlık yapma yetkisine sahip olup olmadığının kontrol edilmesini özellikle tavsiye etmektedir.[2] Uygulamada bu, tanıdık bir sohbet kişisinin kuruluşa ve sözleşmeye ilişkin açık belgelerin yerine geçmesine izin vermemeniz gerektiği anlamına gelir.
Yasal adresi fabrika kapasitesi sorusundan ayırın
Kayıtlı bir adres, üretim kapasitesinin kanıtı ile aynı şey değildir. Bazı tedarikçiler bir ofis adresinden faaliyet gösterir, ticari bir yapı kullanır, üretimin bir kısmını taşerona verir veya farklı bir yerde bir fabrikaya sahiptir. Bu gerçeklerin hiçbiri tedarikçiyi otomatik olarak uygunsuz kılmaz. Sormanız gereken soruları değiştiriyorlar.
Kararınız iddia edilen fabrikaya bağlıysa gerçek fabrika adresini isteyin ve neyi doğrulamanız gerektiğini açıklayın. Örneğin:
- Ürün orada mı üretiliyor, montajı orada mı yapılıyor, yoksa başka bir tesisten mi temin ediliyor?
- O lokasyonda hangi üretim adımları tamamlandı?
- Tedarikçi ürün versiyonunuz için ilgili süreci gösterebilir mi?
- Gelen malzemeleri, kalite kontrollerini ve son paketlemeyi kim kontrol ediyor?
- Taşeronluk söz konusu ise hangi kuruluş size karşı sorumludur?
Belirli bir sorunuz ve gerçek bir adresiniz olduğunda fabrika veya tedarikçi kontrolü yararlı olabilir. Bilinmeyen bir fabrikanın “iyi” olup olmadığına karar vermek için belirsiz bir talep değil, görünür gerçekler ve kanıtlar çerçevesinde ele alınmalıdır.
Ödeme talimatlarını doğrulama iş akışınızın bir parçası haline getirin
Ödeme ayrı bir kontrol noktasıdır. Para göndermeden önce yazılı olarak onaylayın:
- Hesap sahibinin tam yasal adı
- Alıcı bankanın ülkesi veya yargı yetkisi
- Hesap para birimi ve ödeme referansı
- Ödemenin hangi sözleşmeye veya proforma faturaya ait olduğu
- Alıcı kuruluşun sözleşmeyi yapan kuruluş olup olmadığı
- Neden herhangi bir üçüncü taraf ödeme düzenlemesi gerekli?
Son dakika banka detayı değişikliğini rutin olarak görmekten kaçının. Duraklatın, önceden bilinen bir iletişim kanalı aracılığıyla doğrulayın ve onayı kaydedin. Yalnızca iletilen bir e-postaya veya düzenlenmiş bir faturaya güvenmeyin.
İlk siparişler için daha geniş ticari şartlar da önemlidir. Ödeme planınız, ürün özellikleriniz, numune durumunuz, inceleme zamanlamanız ve teslimat süresi ödemeden önce belgelenmelidir. Bir şirket kaydı, belirsiz bir ürün anlaşmasını telafi edemez.
Bir işletme bilgisi kontrolünün size anlatamayacağı şeyler
Bir kayıt eşleşmesi değerlidir ancak sınırları vardır. Şunu kanıtlayamaz:
- Tedarikçinin tam olarak sizin tasarımınızı veya malzemenizi üretebilmesi
- Bir numunenin seri üretime uygun olması
- Teklif edilen fiyatın her türlü gereksinimi içermesi
- Bu kapasite, gerekli zaman çizelgesinde mevcut olacaktır
- Fabrikanın hedef pazarın yasal veya test gerekliliklerini karşılayacağı
- Varsa tüm alt yüklenicilerin uygun olması
- Son gönderinin muayeneden geçeceği
ABD Uluslararası Ticaret İdaresi, durum tespitini, tek seferlik işaretlenecek bir kutu değil, potansiyel ortakları değerlendirmek ve sorunlara, kayıplara ve sorumluluklara maruz kalmayı azaltmak için devam eden bir çaba olarak tanımlamaktadır.[3] Her aşamada projenin önemli olan kısmını doğrulamaya devam edin.
Pratik bir ön para yatırma sırası
Yeni bir tedarikçiye ilk depozitoyu ödemeden önce bu sırayı kullanın:1. Ürün özetini dondurun. Ürün versiyonunu, malzemelerini, miktarını, ambalajını, varış yerini, zamanlamasını ve açık soruları belirtin. Yapılandırılmış bir ilk kayda ihtiyacınız varsa Proje Özeti Oluşturucusu’nı kullanın. 2. İşletme lisansını ve Çin yasal adını isteyin. USCC’yi, yasal temsilciyi, kayıtlı adresi ve belirtilen iş kapsamını kaydedin. 3. Genel kayıt bilgilerini kontrol edin. Verileri lisansla karşılaştırın ve aramanızın tarihini kaydedin. 4. Tüm ticari belgeleri hizalayın. Teklifte, satın alma siparişinde, sözleşmede, faturada ve banka talimatlarında adı geçen kuruluşla eşleştirin. 5. Tüm farklılıkları yazılı olarak açıklayın. Ödeme yapılmadan önce ticaret şirketi, fabrika, grup şirketi veya üçüncü taraf ödeme düzenlemelerini sorun. 6. Ürüne özgü kanıtları doğrulayın. Teklif varsayımlarını, numune planını, yetenek sorularını, kalite kontrol noktalarını ve paketleme gerekliliklerini gözden geçirin. 7. Hangi yerel kanıtların gerekli olduğuna karar verin. Bir adres, üretim süreci veya numunenin kontrol edilmesi gerekiyorsa, ziyaret veya inceleme için tam soruyu tanımlayın. 8. Kaydı tutun. Belgeleri, soruları, yanıtları, onaylanmış sürümü ve ödeme onayını bir arada saklayın.
Önemli olan, evrak işlerini sırf kendisi için yaratmak değil. Bir sorun pahalı hale gelmeden varlığı, ürünü, para akışını ve bir sonraki kararı görünür kılmaktır.
Referanslar
[1] Çin Adalet Gözlemcisi: Çin Şirket Kayıt Sertifikası Nasıl Kontrol Edilir
[2] AB KOBİ Merkezi: Çin’de birincil durum tespitinin nasıl yapılacağı
[3] ABD Uluslararası Ticaret İdaresi: Durum Tespiti Yapın
Bu makaleyi başlangıç çerçevesi olarak kullanın. Ürün, varış yeri, gümrük, test ve ticari ayrıntılar; ödeme, üretim, sevkiyat veya satış öncesinde gerçek proje için doğrulanmalıdır.